Siapa sang pencatat nota?

Dalam entri yang lalu, Anna ada bercerita tentang tugas Anna sebagai note-taker yang terpaksa duduk berjam-jam untuk mendengar dan mencatat point penting.

Bagaimana Anna tahu bahawa point itu penting atau tidak?

Point penting yang dikehendaki oleh klien diperolehi menerusi pemahaman tentang projek yang dijalankan, objektif projek dan responden sasaran. Kebiasaannya, penyelidik memberi taklimat tentang projek kepada pencatat nota atau project guideline (garis panduan projek) diserahkan sebelum perbincangan bermula. Dalam kerja-kerja mentranskrip, biasanya nota garis panduan projek dihantar dan dibaca sebelum transkrip dimulakan.

Projek guideline atau garis panduan projek mudah difahami jika kita sendiri berada di bidang yang sama atau sekurang-kurangnya berpengetahuan dengan bidang kajian yang dikendalikan. Anna tiada masalah mentranskrip atau mencatat nota dalam penyelidikan pemasaran kerana Anna sendiri adalah lulusan sarjana muda pengurusan dengan pengkhususan dalam bidang pemasaran. Jawatan eksekutif Anna di sebuah nGO memberi peluang untuk Anna bergaul dengan profesional dan individu-individu yang menyumbang tenaga dalam aliran sosial seperti guru, ahli politik, penceramah motivasi dan pelbagai lagi lapisan masyarakat. Pengalaman kerja Anna di nGO dan pengalaman kerja di pelbagai syarikat seperti management consultancy, brokerage firm, security, dan retail industry membantu menambah pengetahuan perbendaharaan kata/vocabulary. Setiap sektor industri mempunyai penggunaan perkataan dan terma yang khusus atau yang menjadi kebiasaan dalam komunikasi seharian. 

Apabila mendengar panel perbincangan mengungkapkan perkataan atau terma masing-masing, Anna tidak berasa kekok atau pelik. Lain orang, lain penggunaan kata. Sebagai contoh, perkataan 'jangka' di dalam bahasa Inggeris; ada yang selesa menyebut expect, ada pula yang selesa menyebut anticipate, tidak kurang yang menyebut suspect. Suspect agak janggal tetapi dengan meneliti guideline dan responden sasaran, mungkin ia dianggap bersesuaian oleh pengujar dan diterima oleh moderator/penganalisa/penyelidik.

Sebagai kesimpulan, dapatlah Anna tegaskan di sini, kepada sesiapa yang menganggap pencatat nota hanya bekerja sebagai pencatat, ANDA SILAP. Anna juga ingin mengingatkan kepada pengamal HR di firma-firma supaya memahami kerjaya orang lain, BUKAN  sekadar mengetahui kerja orang. Hormatilah kerjaya orang lain. 

Pencatat nota = note-taker

Kemahiran mentranskripsi memberi peluang untuk Anna menyediakan cabang servis dalam lapangan note taking. 

Anna mula mendapat kepercayaan untuk mengambil nota pada hari pertama Anna membuat tugasan transkrip. Anna diminta menghadirkan diri mendengar perbincangan enam orang bersama seorang moderator. Walau bagaimanapun, tujuan point penting diambil adalah untuk memudahkan Anna menulis transkrip. Bukan bertujuan sebagai bahan yang perlu diserahkan kepada klien.

Kebiasaan beberapa kali menyalin nota memberi keyakinan yang Anna mampu menjadi note taker. Walaupun sudah biasa mengesan fakta/poin dan menyalin dalam bentuk nota bertulis, Anna hanya diberi kepercayaan mengambil nota selepas 3 tahun bergelar transcriber. Waktu itu, note-taker professional seakan-akan memulaukan sebuah syarikat penyelidikan yang menawarkan fee terlalu rendah iaitu RM50/jam.

Sebagai note-taker baru, Anna berasa ia memadai kerana dalam sehari Anna memperuntukkan purata 4 jam dalam tempoh 2-3 hari. Anna menerima tawaran tersebut ketika majoriti note-taker professional enggan menerima upah sedemikian. Bagi Anna, inilah masanya Anna berpeluang mencuba sesuatu yang baru sepenuhnya. 

Tidak seperti transkrip, note-taking hanya perlu mencatat point penting. Walau bagaimanapun, skil mendengar (listening skill) dan kecekapan mencatat point benar-benar mencabar keupayaan Anna pada peringkat awal. Tahap konsentrasi yang tinggi adalah kunci utama dengan tugasan ini. Makanan dan minuman yang diambil sepanjang hari dalam minggu tugasan mesti diambil berhati-hati agar tiada gangguan perut, kepala, kulit atau anggota badan lain yang mungkin mengganggu pengambilan nota. Bayangkan; anda terpaksa duduk mendengar dan mencatat dengan teliti selama perbincangan/temubual dijalankan. Dan kebiasaannya, perbincangan berjalan selama 2 - 2.5 jam. Pernah berlaku, perbincangan berlangsung tanpa henti sehingga 3 jam lebih dan Anna terpaksa duduk menyalin dalam tempoh itu!

Gabungan skil yang tinggi, konsentrasi penuh, daya tahan diri dan kesabaran signifikan dalam penghasilan nota berkualiti.